Digitalisierung im Unternehmen: Bedeutung und praktische Tipps

Digitalisierung im Unternehmen bedeutet weit mehr als nur die Einführung neuer Technologien. Sie beschreibt einen fundamentalen Wandel der Geschäftsprozesse, der Unternehmenskultur und der Wertschöpfungskette durch den Einsatz digitaler Technologien. Ziel ist es, Effizienz zu steigern, die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und neue Geschäftsmodelle zu ermöglichen.

Was bedeutet Digitalisierung im Unternehmen?

Digitalisierung im Unternehmen umfasst die Integration von digitalen Technologien und Prozessen in alle Bereiche des Betriebs. Vor allem die Umwandlung von bisher analogen Informationen in digitale Formate spielt dabei eine wichtige Rolle. Das Ziel ist die Optimierung von Prozessen, Produkten und Geschäftsmodellen sowie die damit einhergehende Kostenreduzierung.

Ein sinnvoll digitalisiertes Unternehmen nutzt Anwendungen und Methoden, die geeignet sind, um bestimmte Aufgaben und Abläufe zu beschleunigen und die Belegschaft zu entlasten. Je nach Branche und Ausrichtung sind dafür individuelle Ansätze gefragt: Ein Gastronomiebetrieb benötigt in weiten Teilen andere Lösungen als ein Handwerksbetrieb, eine Bildungseinrichtung oder ein Online-Shop. Um Möglichkeiten zu erkennen, passende Ansätze zu finden und das volle Potenzial auszuschöpfen, lohnt es sich in der Regel, eine Beratung durch Experten in Anspruch zu nehmen.

Warum sollten Unternehmen die eigene Digitalisierung vorantreiben?

Viele Kunden profitieren von der Bequemlichkeit, Geschwindigkeit und der Preisgestaltung, die digitalisierte Prozesse mit sich bringen. Die Suche im Internet, digitale Kontaktaufnahme und die Onlinebuchung von Services oder der Onlinekauf von Produkten sind für viele Menschen heute Alltag. Auch Prozesse im Hintergrund – wie etwa die Auftragsverwaltung, Lagerhaltung und das Versandmanagement – laufen digital und automatisiert schneller und günstiger ab als bei analoger Bearbeitung.

Trends der Digitalisierung

Auch wenn der mittelständische Handwerksbetrieb nicht zu einer vollautomatisierten Smart Factory werden wird, gibt es doch auch für kleinere Betriebe sinnvolle Möglichkeiten der Digitalisierung. Aktuelle Trends, von denen Unternehmen jeder Größe profitieren können, sind zum Beispiel:

Vorteile der Digitalisierung für Unternehmen

Die bisher beschriebenen Trends und Mechanismen der Digitalisierung bedeuten insgesamt Zukunftssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit für den eigenen Betrieb. Unter anderem bewirken sie folgende positive Effekte:

• Effizienzsteigerung: Durch die sinnvolle Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen und Aufgaben ergibt sich eine Effizienzsteigerung, da in der gleichen Zeit mehr erledigt wird. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren, durch Entlastung und weil sie sich anspruchsvolleren Aufgaben widmen können.
• Kostenreduktion: Damit geht eine Reduzierung der Kosten einher, da Prozesse schneller und effizienter ablaufen und Ihr Unternehmen Materialien wie etwa Papier spart.
• Optimierte Zusammenarbeit: Digitale Tools vereinfachen die Zusammenarbeit und den Wissenstransfer. Vernetzt und standortunabhängig an Dokumenten zusammenarbeiten, erhöht die Produktivität des gesamten Unternehmens. Teammitglieder können beispielsweise aus dem Homeoffice oder an verschiedenen Unternehmensstandorten gemeinsam an einem Projekt arbeiten.
• Neue Vertriebsmöglichkeiten und Geschäftsmodelle: In nahezu allen Branchen und Gewerken bietet die Digitalisierung Möglichkeiten, neue Märkte zu erschließen und neue Zielgruppen über Kanäle wie Social Media zu erreichen. Sie können Ihre Kunden gezielter ansprechen als mit analoger Werbung und erreichen Sie dort, wo sie sich aufhalten.
• Mehr Flexibilität: Die Digitalisierung bietet in vielen Fällen die Möglichkeit, flexibel auf neue Situationen zu reagieren. Beispielsweise lassen sich Cloudlösungen in der Regel schnell und unkompliziert skalieren: Steigt der Bedarf, können Sie die benötigten Kapazitäten (auch vorübergehend) unkompliziert hinzubuchen.
• Verbessertes Kundenmanagement: Anwendungen wie CRM-Systeme (Customer Relationship Management) erlauben es, Profile von Kunden anzulegen, um diese besser zu verstehen und zu betreuen. Außerdem eröffnet die Digitalisierung zahlreiche Möglichkeiten, mit Ihren Kunden zu kommunizieren. Von Cloud-Telefonanlagen, mit denen Ihr Serviceteam auch mobil über die berufliche Festnetznummer erreichbar ist, bis hin zu Chatbots, die Ihren Kunden bei häufig gestellten Fragen helfen und so den Support entlasten.

Stand der Digitalisierung in Unternehmen heute

Es gibt zahlreiche Untersuchungen und Studien zum Stand der Digitalisierung in deutschen Unternehmen, die sowohl von Bundesministerien als auch Branchenverbänden herausgegeben werden. Eine aktuelle Erhebung ist der Digital Office Index 2024 des Branchenverbands Bitkom. Die Ergebnisse lesen sich zunächst sehr positiv:

• 96 Prozent der deutschen Unternehmen stehen der Digitalisierung aufgeschlossen gegenüber.
• 83 Prozent verfügen über eine Digitalisierungsstrategie.

Allerdings geben in der Studie auch 60 Prozent der befragten Unternehmen an, dass ihnen Beschäftigte mit den nötigen Kompetenzen fehlen, um die Digitalisierung voranzutreiben.

Die Digitalisierung in Unternehmen schreitet voran

In vielen Bereichen gibt es Fortschritte. Digitale Office-Lösungen sind der Erhebung zufolge zum Standard geworden und Technologien wie künstliche Intelligenz gewinnen an Bedeutung.

• 98 Prozent nutzen ERP-Lösungen (Enterprise Ressource Planning) zur Effizienzsteigerung.
• 91 Prozent setzen auf CRM-Systeme für besseres Kundenbeziehungsmanagement.
• 55 Prozent erstellen zumindest in Einzelfällen E-Rechnungen.
• 35 Prozent nutzen Chatbots.
• 16 Prozent setzen KI zur Prozessautomatisierung ein.

Allerdings gibt es auch kritische Anmerkungen. 76 Prozent der Unternehmen nennen hohe Investitionen als Hürde für die Digitalisierung. Gleichzeitig wollen 40 Prozent im Jahr 2025 mehr in die Digitalisierung investieren und 80 Prozent geben an, dass die Automatisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse in Ihrem Unternehmen zugenommen hat.

Zudem nutzen deutsche Unternehmen verstärkt digitale Kommunikationsmittel. Smartphones und Messengerdienste kommen in der Mehrzahl der Betriebe häufig oder sehr häufig zum Einsatz.

Die komplette Studie des Bitkom finden Sie hier.

So digitalisieren Sie Ihr Unternehmen

Die Zahlen der Bitkom-Studie zeigen, dass die Digitalisierung für die meisten Unternehmen keine Option, sondern eine Notwendigkeit ist. Entscheidend ist dabei die Einstellung im Unternehmen und die Erkenntnis, dass Digitalisierung eine Chance und keine Bedrohung darstellt. Beispielsweise wird Automatisierung die Angestellten entlasten, aber nicht überflüssig machen. Nehmen Sie Ihrer Belegschaft mögliche Ängste, indem Sie kommunizieren und sie in den Prozess einbinden.

Überblick: Digitalisierung im Unternehmen

Die Digitalisierung ist für Unternehmen eine große Chance. Sie

• optimiert Prozesse und Produkte und eröffnet neue Möglichkeiten und Geschäftsmodelle.
• wird immer mehr zum Wettbewerbsfaktor.
• findet bei 96 Prozent der deutschen Unternehmen Anklang.

Trends wie künstliche Intelligenz und Automatisierung beeinflussen die Unternehmenslandschaft schon heute positiv. Allerdings sollten Firmen eine Digitalisierungsstrategie erarbeiten, um den Betrieb effizient zu digitalisieren.