Telefonanlagen

Telefonanlage kaufen – Gesprächsvermittlung leicht gemacht

In größeren Unternehmen, Ämtern oder Behörden gibt es meist mehrere Nebenstellen oder verschiedene Räume, die miteinander verbunden sind. Mit Hilfe einer Telefonanlage können Telefonate schnell und unkompliziert unter diesen Räumen vermittelt werden – sowohl intern als auch extern. Auch verschiedene Endgeräte wie Anrufbeantworter oder Faxgeräte – beziehungsweise Drucker mit Fax-Funktion – lassen sich auf diese Weise miteinander verknüpfen. Außerdem hast du, wenn du dich entscheidest, eine Telefonanlage zu kaufen, den Vorteil, dass beim Telefonieren bestimmte Daten aufgezeichnet werden, welche die Kosten der einzelnen Rufverbindungen festhalten.

Welche Arten von Telefonanlagen gibt es?

Es gibt verschiedene Varianten von Telefonanlagen, welche unterschiedliche Zusatzfunktionen besitzen. Bevor du also eine Telefonanlage kaufst, solltest du dir im Klaren darüber sein, welche Funktionen dein Unternehmen konkret benötigt. Man unterscheidet analoge Telefonanlagen, ISDN-Telefonanlagen, VoIP-Telefonanlagen und hybride Telefonanlagen. Die analoge Telefonanlage ist eine recht alte Technik, die mittlerweile nur noch für sehr kleine Unternehmen relevant ist. Du telefonierst dabei über ein analoges Signal, welches über eine einzige Leitung an eine sogenannte TAE-Dose und von dort an bis zu acht Endgeräte übertragen wird. Moderner sind die ISDN-Telefonanlagen. Bei diesen gibt es ein digitales Netz, über das du sämtliche Endgeräte miteinander verbinden und auch parallel nutzen kannst. Zusätzlich gibt es Features wie Anrufumleitung, Rufnummernanzeige, Anklopfen, Rückrufdienst und Makeln. Als aktuell modernster Standard gelten VoIP-Anlagen. Es handelt sich um eine Art von Internettelefonie mit einer Vielfalt von Konfigurationen und Funktionen. Nicht nur Gespräche, auch Bilder, Videos und Dokumente können per VoIP-Anlage übermittelt werden. Telefoniert wird teilweise über Headsets oder Freisprecheinrichtungen, die direkt an den PC angeschlossen sind. Hybride Anlagen zuletzt kombinieren die Funktionsweisen von ISDN und VoIP-Technik miteinander.

Welche Telefonanlage passt zu meinem Unternehmen?

Welche Telefonanlage am besten zu deinem Unternehmen passt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Unter anderem spielt die Größe des Unternehmens eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, welche Telefonanlage zu kaufen ist. Einzelunternehmer nutzen häufig ein normales Festnetztelefon oder ein einzelnes Mobiltelefon. Gibt es mehrere Mitarbeiter, kommen je nach Anzahl unterschiedliche Systeme in Frage. In den meisten Fällen bietet sich die Installation einer VoIP- oder ISDN-Anlage an. Ist das Unternehmen noch am Wachsen, lohnt sich mitunter eine Anlage mit modularen Systemen. Das bedeutet, dass die Telefonanlage bei Bedarf mit weiteren Modulen erweitert werden kann.

Worauf sollte man beim Kauf einer Telefonanlage achten?

Als allererstes solltest du, wenn du eine Telefonanlage kaufen möchtest, natürlich auf eine ausreichende Leistungskapazität achten. Darüber hinaus ist es von Vorteil, wenn die Telefonanlage einige zusätzliche Funktionen erfüllt. Dazu gehören ein Anrufbeantworter, eine Türsprechfunktion, die Follow-Me-Funktion und die Aufnahme eines Rückrufwunsches. Außerdem ist es wichtig, dass die Anlage insgesamt leicht zu bedienen ist. Vor allem, wenn viele Mitarbeiter damit arbeiten, ist es von Vorteil, wenn die meistgenutzten Funktionen relativ selbsterklärend sind. Auch sollte die Telefonanlage möglichst auch von Personen ohne technische Expertise installiert und gewartet werden können.

Wie funktionieren Pflege und Wartung der Telefonanlage?

Wenn du eine Telefonanlage kaufst, kannst du gleichzeitig auch einen Wartungsvertrag abschließen. Dabei ist es von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich, welcher Service genau darin inbegriffen ist. Idealerweise sind dann neben der Installation auch die Lieferung von Ersatzteilen, regelmäßige Updates, die Erreichbarkeit von Servicetechnikern und ein Notdienst Teil des Vertrages. Pflege und Wartung der Telefonanlage sollten darüber hinaus im Arbeitsalltag relativ unkompliziert durchführbar sein. Wichtig ist, dass du deine Telefonanlage regelmäßigen Tests zur Funktionsfähigkeit unterziehst und darauf achtest, die Technik stets auf dem neuesten Stand zu halten. Bei größeren Unternehmen macht es Sinn, einen Verantwortlichen aus dem Mitarbeiterkreis auszuwählen, der sich um die reibungslose Funktionsfähigkeit der Telefonanlage kümmert.