Büroordner – Dokumente und andere Papiere mit System ablegen

Ob Versicherungsdokumente, Steuerbelege, persönliche Unterlagen oder Kinderzeichnungen: Wenn du Papiere aufbewahren möchtest, dann sortiere sie in Büroordnern. So schützt du wichtige Dokumente und hast diese stets griffbereit, wenn du sie brauchst.

Was sind Büroordner?

Büroordner gehören zur klassischen Büroausstattung, leisten aber auch im privaten Bereich gute Dienste. Sie bestehen aus einem festen Einband und einer Hebelmechanik mit meist zwei sich schließenden Metallringen. Der Zweck von Büroordnern ist das Einheften von Dokumenten und anderen Papieren zur langfristigen Aufbewahrung. Mit speziellen Einlegern lassen sich auch USB-Sticks, Fotos oder CDs in den Ordnern verstauen. Damit sich gefüllte, schwere Ordner leichter aus dem Regal nehmen lassen, haben sie auf dem Rücken meist ein Eingriffsloch. Für klassische Büroordner gibt es international genormte Maße: Sie sind 32,0 cm tief und 28,5 cm hoch. Je nach Aufnahmekapazität differiert die Breite des Rückens. Weitere Ordner bekommst du in Größen von DIN A3 bis DIN A6 – jeweils im Hoch- und Querformat – sowie in Sonderformaten.

Wie viele Blätter kann ich in einem Büroordner ablegen?

Für die Aufnahmekapazität eines Büroordners gibt es keine festen Normen. Denn wie viele Blätter du tatsächlich abheften kannst, hängt unter anderem von der Papierstärke und der Verwendung von Klarsichtfolien oder Büroklammern ab. Als Richtwert gilt für 80-g/m²-Papier: Ein typischer Büroordner mit 8 cm Rückenbreite nimmt etwa 600 Blätter auf, ein schmalerer mit 5 cm Rückenbreite rund 300.

Wie helfen mir Büroordner, bei wichtigen Dokumenten den Überblick zu behalten?

Möchtest du Büroordner für private Dokumente anlegen? Dann lohnt es sich, gleich mehrere Ordner zu verwenden – am besten in unterschiedlichen Farben. Schließlich sammeln sich über die Jahre beispielsweise bei Versicherungen, Steuererklärungen oder Schriftwechseln mit Behörden immer mehr Unterlagen an. Auch Rechnungen und Verträge kommen mit der Zeit immer wieder neu hinzu. Selbst wenn es zu Beginn jeweils nur wenige Blätter sind: Verwendest du von Anfang an mehrere Ordner, legst du dir ein System an, das über Jahre Bestand haben wird.

Wie organisiere ich meine Büroordner am besten?

Auf jeden Fall solltest du jeden Ordnerrücken beschriften. Dazu findest du oft eine Folientasche mit einem auswechselbaren Schild. Alternativ kannst du selbstklebende Ordneretiketten verwenden. Sehr gut lassen sich Büroordner auch mit Beschriftungsgeräten und Schriftbändern kennzeichnen. Damit du in deinen Ordnern später auch wirklich alles schnell findest, solltest du jedes neue Dokument sofort an der vorgesehenen Stelle abheften. Um jederzeit den Überblick in einem stetig dicker werdenden Büroordner zu behalten, kannst du Registerkarten oder Trennstreifen verwenden. Gut beschriftet ermöglichen diese dir, später zielgerichtet ein bestimmtes Dokument zu finden. Besonders wichtige Dokumente lochst du vor dem Einheften besser nicht, sondern steckst sie in Klarsichthüllen und bewahrst sie darin im Ordner auf.

Worauf kommt es beim Kauf eines Büroordners an?

Wie bei den meisten Schreibwaren empfiehlt es sich auch bei Büroordnern, auf gute Qualität bei Material und Verarbeitung zu setzen. Schließlich möchtest du den Büroordner über viele Jahre nutzen. Der Deckel sollte aus stabiler Pappe oder festem Kunststoff bestehen und der Ordner über eine zuverlässige Hebelmechanik verfügen. Zur Langlebigkeit eines Büroordners trägt ein Kantenschutz bei – meist aus einem Metallstreifen an Rändern und Ecken. Achte auch auf die Standfestigkeit deines neuen Büroordners, damit er in Schrank oder Regal sicher steht.